Behandlingsoversikt (RoPA)

Kontoadministrasjon for kunder

Kategorier:

Navn, e-post, telefon (valgfritt), siste innlogging, fakturadetaljer

Registrerte:

Kundebrukere (org-admin, medlemmer)

Rettsgrunnlag:

Avtale (art. 6.1.b) og berettiget interesse (art. 6.1.f)

Lagringstid:

Slettes 180 dager etter inaktivitet (varsel på dag 150)

Mottakere:

Supabase (EU), Resend (US — SCC+DPF)

Misbruks- og sikkerhetslogg

Kategorier:

Maskert IP (/24 IPv4, /48 IPv6), hendelsestype, brukerid, tidsstempel

Registrerte:

Innloggede brukere og besøkende

Rettsgrunnlag:

Berettiget interesse (art. 6.1.f) — IT-sikkerhet

Lagringstid:

Sikkerhetslogg 365 d. IP maskeres umiddelbart; fulle IP-er bevares kun for definerte sikkerhetshendelser. Misbrukslogg slettes etter 90 d.

Mottakere:

Supabase (EU), Cloudflare (US — SCC+DPF, kun edge-metadata)

Transaksjonell e-post (verifisering, magic link, varsler)

Kategorier:

E-postadresse, brukerid, malnavn, leveringsstatus

Registrerte:

Innloggede brukere

Rettsgrunnlag:

Avtale (art. 6.1.b)

Lagringstid:

Sendelogg 90 dager

Mottakere:

Resend (US — SCC+DPF)

Fakturering og regnskap

Kategorier:

Organisasjon, kontaktperson, fakturadata

Registrerte:

Kontaktpersoner i kundeorganisasjoner

Rettsgrunnlag:

Rettslig forpliktelse (art. 6.1.c) — bokføringsloven

Lagringstid:

5 år etter regnskapsår (bokføringsloven § 13)

Mottakere:

Regnskapsfører (DPA inngått)

Gjennomføring av spørreundersøkelser og live-økter

Kategorier:

Svar (fritekst, valg, score), respondent-id, ev. navn/e-post hvis arrangør krever det, trunkert IP

Registrerte:

Respondenter (innbyggere, elever, ansatte, kunder)

Rettsgrunnlag:

Fastsatt av arrangør — typisk samtykke (6.1.a), allmenn interesse (6.1.e) eller berettiget interesse (6.1.f)

Lagringstid:

Standard 90 d til anonymisering, 365 d til full sletting. Maks 2 år. Konfigurerbart per undersøkelse.

Mottakere:

Supabase (EU), Mistral (EU — KI-moderering), arrangøren

KI-utkast og oppsummeringer (Mistral La Plateforme)

Kategorier:

Aggregerte svar / spørsmålstekster sendt til modell

Registrerte:

Indirekte: respondenter (svar inngår i aggregat)

Rettsgrunnlag:

Som over (arrangørens grunnlag)

Lagringstid:

Mistral API: 0–30 d, ingen modelltrening. Hash-cache i Utfordre: 90 d.

Mottakere:

Mistral AI (EU, Paris)

Invitasjons- og påminnelses-e-post

Kategorier:

E-post, navn, lenke-token, leveringsstatus

Registrerte:

Inviterte respondenter

Rettsgrunnlag:

Fastsatt av arrangør

Lagringstid:

Standard 30 d fra utsendt invitasjon for respondenter som ikke har svart. Har respondenten svart, følger dataene undersøkelsens retensjon (90 d anonymisering / 365 d sletting). Konfigurerbart 1–730 d.

Mottakere:

Resend (US — SCC+DPF)

Rask quiz / Utfordre Live (kortkode-basert flerspillermodus)

Kategorier:

Pseudonymt kallenavn (maks 8 tegn), valgte svar, poengsum, sesjons-ID, trunkert IP. Ingen konto, ingen fritekst.

Registrerte:

Deltakere som blir med via kortkode

Rettsgrunnlag:

Berettiget interesse (art. 6.1.f) — gjennomføring av live-økten arrangøren har startet

Lagringstid:

Individuelle svar og kallenavn slettes normalt innen 24 timer etter sesjonens slutt. Aggregert statistikk (antall/valg) uten personopplysninger beholdes for spørsmålskvalitet.

Mottakere:

Supabase (EU), Mistral (EU — spørsmålsutkast og oversettelse av søkeord), Openverse (USA — kun anonymt bildesøk)